YÖNETİMLER İŞLETME DEFTERİ KULLANMAK ZORUNDA MIDIR ?
Yönetimlerin kullanmak zorunda olduğu defterler konusunda 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nda çoğu konuda olduğu gibi yeterli ve açık bir
tanımlama ve hüküm yoktur .
Karar Defteri neredeyse amacının haricinde her konuda devreye giren bir aparattır .
Yönetimler aldıkları kararları bu deftere işlerler , noterlerin en çok tasdik ettiği defter türüdür .
Genel Kurul kararları da buraya işlenir .
Merdiven üstüne yapılacak sundurmanın kaplama rengi buradadır , ya da mantolama dansitesi ve diğer ihale kararlarını buraya yazarsınız .
Kanun Yazıcı'nın aklına göre ; yapılmış ve yapılması planlanan her işlem her faaliyet bu defterde kayıt altına alınmak zorundadır .
Giderler , proje planlamaları yetmez protokoller , hatta ihtarlar da .
Deftere baktığınızda da sayfa yapısının yetersizliğine mi yanarsınız, çerçevelemedeki mantık
hatasına mı , aritmetik uygunsuzluğuna mı artık siz bilirsiniz , sayfa sayısının azlığı da tuzu biberidir işin.
Karar defteri tüm bu yükü kaldıramaz , teknik olarak mümkün değildir .
Oysa ideal çözümlerden biri sadece kararları içeren hem GENEL KURUL hem YÖNETİM KURULU için AYRI AYRI defterler onaylatılmasıdır.
Zira bu kurullar nitelik olarak farklı özelliklere sahiptir.
Genel Kurul üyeliği mülkiyet ile başlayan ve ancak mülkiyet devri ile sona eren tabii bir üyeliktir kaçınılamayacak hukuki sorumluluklar
içerir , bu hak başkalarının seçimi ya da sizin tercihiniz ile oluşmaz, sahiplik kavramı ile asaleten doğar ve devam eder .
Buna karşın yöneticilik ve/veya yönetim kurulu üyeliği
-Genel Kurul seçimi ile gerçekleşir..
-Kabul edip etmemek seçilene bağlıdır . Bir talep ve kabul gerektirir, dolayısı ile vekaleten oluşur .
Tüm bu gerekçelerle ayrı ayrı karar mekanizmaları söz konusu olduğundan
ayrı ayrı defterler gerektirdiği açıktır .
Zira Yönetim Kurullarının edimleri vekaleten olduğu ve hesap vermekle yükümlü olmaları nedeniyle kendilerine ait ayrı bir karar defterine
sahip olmaları gereklidir .
634 sayılı Kanun şöyle der
Madde 32 .
Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır, karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar." Madde 32 .
Genel Kurul kararları , muhalefet şerhleri ( gerekçeli elbette ) buraya yazılacaktır .
MADDE 36 - Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.
Yetmez, tebligatlar, protokoller ,ihtar vb.... Karar defteri bir tür ambar defterine dönüşmüştür ..
Özellikle zorlayıcı ve neredeyse olanaksız olan işlem gelir ve giderlerin ( maddede gelir unutulmuştur) kayıt altına alınmasıdır .
Zira kanun yazılırken siteler,toplu yapılar,çok katlı apartmanlar yaygın olmadığı gibi doğal olarak gider yer ve türlerinin sayısı da aydınlatma,merkezi ısıtma (zengin semtlerde elbette) ve haftada bir gelen temizlik görevlisine ya da kapıcıya verilen ücretten ibaretti .
Kapitalizm gelişir , kentler büyür ve insan yoğunluğu artarken çözüm çok katlı bloklar,siteler inşa etmek, insanları üst üste istiflemek , yapıların boyunu uzatmaktan ibarettir .
Sefer tası biçiminde tasarlanan modern yaşam alanları yeni gereksinimler doğurdu .
Artık havuzlarımız, saunalarımız, fitness area'mız ,sosyal tesislerimiz,spor alanlarımız vardır .
Ortak sayısı çok olsa da olsundur, bizim sitemiz biriciktir, her önüne gelen girmemelidir .
Güvenlik şirketlerinin önü açılmıştır , emekli emniyetçiler mutlu ve mesuttur .
Hele "Esma Sultan konakları" ya da daha havalı "Princess Residance'lar" business dünyası ile iç içe geçmiş "Western Village City" ( dahice !)
" Come&Buy Mall" lar ( Mall mevzuu can sıkıcı olsa da zira bize mi diyor yoksa adı mı pek anlaşılmamaktadır ) gururumuzdur .
Tabii bu gelişme sonunda şirketleri aratmayan hacimde bir kırtasiye ve bürokrasi oluşur .
Bunca gelir ve gider kalemine de kaçınılmaz olarak bir muhasebe sistemi gerekir .
Önceleri daha mütevazı apartmanlar ( 60 daire elbette ,15 kat ) , daha sonraları sitelerde karar defterinin doğal bir uzantısı (mütemmim cüz dedikleri şey) olarak devreye ufak tefek yapısı ama elverişli tasarımı ile efsane " işletme defteri " girer .
Görevini layıkı ile yapar elhak .
Hala 634 sayılı ünlü kanunumuzda en azından teselli ödülü kıvamında dahi olsa adı anılmasa da ( meclis çalışmaları çok yoğundur ,sıra KMK'ya bir
türlü gelmez ) mahkemelerde ve SGK' da ilk elden istenmektedir ve bilirkişilere geçim kaynağı sağlamak üzere hala sahalardadır .
Kim bilir kaç yönetimin namusunu kurtaran öyle bir defterdir ki usulüne göre tutulursa her türlü badireyi atlatmanıza yardımcı olur ancak önemsemez ve kafanıza göre kayıt yaparsanız şimdiden uyaralım işiniz zordur .
Bizzat ellerimle yazdığım bir deftere bilirkişi tapu müdürü " usulüne uygun tutulmasa da " nitelemesi yaptığında şok olduğumu hatırlatmalıyım .
-Beyefendi primanota ( deftere geçmeden önce hazırlanan icmal belgesi , mahsup fişi diye de tanınır ) yazarak mesleğe başladım, holding konsolide bilanço denetmenliği yaptım,
"Mc Arthur&Andersen ,Deloitte , Ernst&Young" ile çalıştım... diyemedim.
-O beyleri tanımıyorum ... diyeceğine emindim .
Hayatında tapu sicil defterinden başka defter görmeyen şahıs " mali bilirkişi" olmuştu , gerisini siz düşünün !
Bilirkişi O olabiliyordu zira otorite O'nu istiyordu .
Sonra aklıma YMM'ler geldi ; devletimin atadığı patron perver üstadlarımız ! ( bazılarını tenzih edeyim , başım ağrımasın ) .
Vergi gelirlerinde Kurumlar Vergisi'nin payına baktım ; Cem Yılmaz'ın abartıldığına karar verdim , daha iyileri varmış meğerse :/
Kanunla yetki tanımlanmış , yemini bile olan oda mensupları ..Aslında logolarındaki kocaman ibriği tek ben görüyor olamam..
Büyük Devlet adamı Turgut Özal beyefendinin yol,su ve elektriğe yaptığı unutulmaz katkı ..3568 taşlı mücevher !
Neyse konuya dönelim :
Öncelikle seçilir seçilmez ilk giderinizi yapmadan defteriniz notere onaylatılmalıdır .
Notere onaylatılmayan bir defter asla hiçbir hukuki davada kanıt olarak kullanılamaz .
Ayrıca unutulan en önemli noter işlemi defterlerin kullanıldıkları dönem sonunda (mali hukukta ocak ayı içerisi ) mutlaka kapanış kayıtlarının yapılması ve bu suretle noterlikçe "deftere işlenmiş tüm kayıtların sonradan eklenmediklerinin" resmi olarak kayıt altına alınmasıdır .
Yönetim planına göre özel dönem kullanan yönetimler ise görevleri biter bitmez kapatma kaydını mutlak yaptırmalıdırlar .
Ara tasdiklerin de belirli anlamda kapanış kaydı yerine geçeceklerini belirtmeliyim .
Daha önce muhtemelen işletme defteri kullanmayan ancak muhasebeci tutacak fona da sahip olamayan yöneticiler ne yapacaklardır sorusunu
duyar gibiyim .
Defterleri nasıl işleyeceklerdir ?
Youtube vb.. kaynaklara başvurduğunuzda karşınıza çıkan videoların, önerilerin çoğundan kaçının..
Anlatılarda işletme defterinin not defterine dönüştürüldüğünü görebilirsiniz .
Amacına hizmet etmeyen bu kayıt işleme metodu anlamsızdır .
Aşağıda Meram Mesleki Teknik ve Anadolu Lisesi öğretmeni Sayın Seher Hanım'ın detaylı ama en önemli kısmı atladığı anlatımını bulabilirsiniz .
Çok iyi niyetli ve güzel öğretmiş ama ne yazık ki en önemli kısmı atlamış .
https://www.youtube.com/watch?v=XMQzcio93wc
Hocamız aslında kanunu birebir uygulamış ..213 sayılı VUK şöyle diyor.
İşletme hesabı esasında tutulacak defterler:
Madde 193 – (Değişik: 30/12/1980-2365/29 md.)
İşletme hesabı esasında aşağıdaki defterler tutulur:
1. İşletme hesabı defteri (İşletme hesabını ihtiva eden);
2. (Mülga: 22/7/1998-4369/82 md.)
İşletme hesabı:
Madde 194 – İşletme hesabının sol tarafını gider, sağ tarafını hasılat kısmı teşkil eder.
1. Gider kısmına: Satın alınan mallar veya yaptırılan hizmetler karşılığında ödenen veya borçlanılan paralar ve işletme ile ilgili diğer bütün giderler;
2. Hasılat kısmına: Satılan mal bedeli veya yapılan hizmet karşılığı olarak tahsil edilen paralarla tahakkuk eden alacaklar ve işletme faaliyetinden elde edilen diğer bütün hasılat;
kaydolunur.
Gayrimenkuller ve tesisat gibi amortismana tabi olan kıymetler işletme hesabına intikal ettirilmez. Şu kadar ki, 189 uncu maddeye göre amortisman kaydı tutulmak şartiyle bu kıymetler üzerinden her yıl ayrılan amortismanlar gider kaydolunabilir. Gider ve hasılat kayıtlarının en az aşağıdaki malümatı ihtiva etmesi şarttır.
1. Sıra numarası;
2. Kayıt tarihi;
3. Muamelenin nev'i;
4. Meblağ
Gördüğünüz gibi kanunda aynen böyle yer alıyor , unvan , şirket adı vb..bilgilerden bahsetmiyor .
Dolayısıyla doğru yaptığınızı düşünebilirsiniz , akademik tüm kaynaklarda da bu yöntem izlenerek
aynı yazım tipi salık verilir . Zira sonuçta maliye karınızı hesaplayarak vergisini alır .
Arşivleme gibi bir sorunu olmadığından "tutar " rakamına odaklanmıştır .
Vergi denetiminde size belge aslını sorduğunda ise bulmanız değil bulamamanız daha çok işine gelir , bu yüzden ilk soru belgelerin nerede olduğudur .
Yani kanunu yazan kişi ( muhtemelen Prof. Dr. Osman Altuğ hocam , hürmetle selamlıyorum kendisini ) sizin defter ve belgelerde tahrifat yapmayacağınızı , yitirmeyeceğinizi , bir sele yangına kaptırmayacağınızı , ideal mükellef olacağınızı var saymıştır ..
Bu nedenle akademik dünyada standart buymuş gibi kabul edilse de muhasebe büroları ve muhasebe yazılımlarının hepsinde , açıklama kısmında cari modül entegre olduğu için unvan otomatik olarak gelir .
ETA, LINK, LOGO, LUCA vb... zaten sorunu çözmüşlerdir .
Koşulların dayatması bunu zorunlu kılmış, kalamoza ( doğrusu kalamazo ) dönemi sona ermiştir .
Ba-Bs formunu verenler bunun ne denli önemli olduğunu anlayacaklardır .
Aklınızda bulunması gerekenlerin başında bu defterin "kasa defteri " olmadığı , virman işlemlerinin yazılamayacağı gelmelidir .
Yani ortak hesaptan çekilen nakiti buraya yazamazsınız .
Stok takip amacıyla da kullanılmamalıdır .
Bu konuda yardımcı hesaplar/defterler kullanmalısınız ..
Gider Usulü , Tahakkuk Usulü ...kafanızı hiç bulandırmayın .
Ödeme yaptığınız fatura ,fiş neyse direkt gider yazın .
Kuvvetli bir muhasebe alt yapısı kurmadıysanız , gider usulünü kullanmak zorundasınız .
Bir diğer konu da bu defterin aslında bir "belge sicil kaydı" olarak işlev göreceğidir .
Gider belgenizin , dosyalarınızın tamamını yitirseniz dahi buradaki kayıtlardan özgün belgeye ulaşabilmelisiniz !
Hocamız ( sevgili öğretmenimiz ) bu kısmı önemsememiş gibi !
Müstakil evde yaşadığı , ticaretle iştigal etmediği vb.. sonuçlarına ulaşılabilir; apartman ya da sitede yaşasaydı bizi daha iyi anlardı .
Bu arada kendisinden özür diliyoruz ;mesleği ve şahsına saygımız sonsuzdur .
İpucu :Defter ilk kez onaylatmaya gidildiğinde yönetim kurulunca karar defterine işletme defteri onaylatılması hakkında ek bir karar yazarak defteri iyice güvenilir hale getirebilirsiniz .
İşletme defteri dışında gereksinimlere bağlı olarak büyük site ve toplu yapılarda Bilanço Usülü ve Tekdüzen Hesap Planı'na göre defterler de tutulabilmektedir .
Çoğu toplu yapı ve sitelerin işlem hacmi ortalama şirket düzeylerinin çok üstüne çıkmış durumdadır .
Maliye hukukumuzda 213 sayılı Vergi Usül Kanunu'na göre 1.sınıf tüccar ve sermaye şirketleri tarafından tutulması zorunlu olan bu defterler ve 634 sayılı KMK'ya uygun kullanım esasları ayrı bir yazı konumuzdur .
Link aşağıdadır
SİTELER ve TOPLU YAPILARDA BİLANÇO USÜLÜNE GÖRE DEFTER TUTULMASI
